En el mundo cambiante de hoy, las tecnologías, la innovación, las metodologías de trabajo y los sistemas organizativos evolucionan a tal velocidad que la dificultad de mantenerse permanentemente actualizado es máxima. Una de las formas con las que las empresas pueden asegurarse de que sus equipos no solo están “a la última” en cuanto a conocimientos y habilidades, sino que reciben ese “chute” de inspiración tan necesario para motivarse en su trabajo diario es a través de las empresas organizadoras de conferencias.
Simplificando mucho, una conferencia es un evento en el que uno o más ponentes realizan una disertación acerca de un tema previamente marcado ante una audiencia congregada en el lugar en el que se celebra la charla para escucharla. Bajo ese prisma, podría parecer que la labor de una empresa organizadora de conferencias se limitaría a escoger lugar y fecha, contratar al ponente, cursar las invitaciones y asegurarse de que no falten canapés en el postevento. Un trabajo relativamente sencillo… si lo que se espera es que la conferencia resulte un completo fiasco.
Una conferencia dirigida a los empleados de una compañía puede ser un completo suplicio repleto de bostezos o, por el contrario, una poderosísima herramienta de aprendizaje, motivación, diversión, inspiración, evasión, reflexión, cohesión de equipos y refuerzo del compromiso empresarial de sus asistentes. Todo depende del modo en que esté diseñada. Si se aspira a que suceda lo segundo, la empresa organizadora de esa conferencia deberá tener en cuenta una serie de elementos clave:
- El objetivo. La primera cuestión a tener en cuenta es por qué queremos hacer esa conferencia. ¿Se trata de subirle la moral al equipo en un momento de incertidumbre? ¿Queremos insuflarles una dosis extra de motivación ante un desafío o un periodo de mucha carga de trabajo? ¿Introducirles en nuevos conocimientos o tecnologías? ¿Ayudarles a desarrollar habilidades como la creatividad, el pensamiento crítico o la innovación? ¿Tranquilizarles ante un inminente cambio organizativo?
- El tema. El tema escogido para la conferencia también deberá estar conectado con el objetivo perseguido y, en cualquier caso, reunir uno o (idealmente) varios de los siguientes rasgos: actual, interesante, mainstream, tecnológico, ameno, original, innovador, específico, disruptivo, con proyección de futuro y transferible al día a día de los asistentes.
- El ponente. Fundamental. Es importante elegir a una persona que no solo sea dominadora del tema sobre el que va a hablar, sino que también posea las habilidades de comunicación y las técnicas expositivas que le permitan convertir la charla en toda una experiencia didáctica, inspiradora, divertida, emocionante, movilizadora y memorable (y, si es posible, todas esas cosas a la vez) para sus asistentes.
- Palancas adicionales. En esa dimensión que va más allá de la literalidad del discurso del ponente para adentrarse en el terreno de los sentimientos que quieren despertarse en el oyente, el conferenciante puede valerse de una serie de elementos que reforzarán su puesta en escena. Desde el propio lugar escogido para la conferencia, hasta la decoración o el vestuario, pasando por elementos audiovisuales, cómicos y actores que interactúen con el conferenciante, músicos interpretando piezas en directo, trucos de magia y, en definitiva, cualquier otro elemento que ayude a fijar esos contenidos de forma duradera en el receptor.
- Participación. Por último, toda empresa organizadora de conferencias debe asegurarse de que el público participa activamente en el evento y no se limita a ser sujeto pasivo en el mismo. Si lo logra, la conferencia tiene muchas probabilidades de ser un éxito.
