Reunirse es una práctica humana natural, sana y necesaria que permite a las personas hallar puntos de encuentro para resolver conflictos, solucionar problemas, generar ideas, lanzar propuestas o tomar decisiones sobre un asunto. Es un instrumento de comunicación, mutuo entendimiento, intercambio de información y colaboración de primera magnitud tanto en el ámbito personal como en el profesional, uno esencial para sacar adelante cualquier proyecto que implique la participación activa de varias personas.
Sin embargo, para que una reunión sea efectiva y se convierta en esa herramienta facilitadora que permite hacer avanzar un trabajo conjunto deben darse una serie de condiciones. Entre ellas, están aspectos como que las reuniones deben estar realmente justificadas, que a ellas asistan solo las personas realmente implicadas en el tema a tratar, que se siga un orden del día claro, que no se alarguen innecesariamente o que se dejen anotadas en un acta las conclusiones y medidas acordadas para poder hacer un seguimiento con posterioridad.
Pero hay otra práctica imprescindible para que una reunión sea realmente operativa y conduzca a algún lugar: que sus participantes sean sinceros y digan en ellas lo que realmente piensan. Y si esto no sucede sí que puede haber un verdadero problema. Un problema silencioso, pero mucho más frecuente de lo que pueda pensarse.
Existen varias razones para que las personas no se expresen libremente en una reunión. Entre ellas:
- Aversión al conflicto. Muchos profesionales se sienten incómodos ante la perspectiva de expresar una opinión diferente a la de sus compañeros o jefes. Y es que se piensa erróneamente que la discrepancia es sinónimo de conflicto, y se prefiere callar a provocar un choque con los demás por culpa de un punto de vista que diverge de la corriente general.
- Falta de habilidades de comunicación. En general, las personas no saben decir que no ni mostrarse en desacuerdo de una manera asertiva y razonada. Y lo que debería ser un simple y constructivo intercambio de pareceres, acaba convirtiéndose en una cuestión personal en la que muchas veces se eleva el tono de voz más de lo deseable o, directamente, se pierden las formas, arruinando así cualquier oportunidad de lograr un entendimiento.
- Miedo al rechazo. En ocasiones, las personas no expresan libremente sus ideas en una reunión por miedo a que lo que puedan pensar de ellas el resto de participantes, especialmente, los mandos. Tienen miedo de que les perezcan ingenuas, irrelevantes, inoportunas, absurdas… Hay, en general, miedo a ser juzgados por ellas y a que ese juicio les acarreé descrédito, pérdida de confianza de sus superiores o incluso otro tipo de represalias.
Las empresas necesitan lograr superar todos estos obstáculos, porque no pueden permitirse que las mejores ideas que surgen de su talento interno no lleguen ni siquiera a ser verbalizadas porque los empleados no sienten que se dan las condiciones necesarias para ello.
