Quien más o quien menos, todos nos hemos hecho alguna vez, (algunos casi todos los días), esta pregunta: ¿cómo es posible que con todo lo que he trabajado hoy no me haya dado tiempo a hacer lo que tenía previsto en la jornada? El tiempo, o mejor dicho, la falta de él, es ese juez que cada día nos somete a su implacable tiranía, impidiéndonos ser todo lo productivos que deberíamos y/o querríamos ser.
Una de las metodologías que nos pueden ayudar a hacer una mejor gestión de ese bien preciado y escaso que es el tiempo es la llamada “Matriz de Eisenhower”.
Llamada a así en honor a su creador, el 34.º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, este método ayuda a organizar las tareas diarias a partir de la priorización de aquello que de verdad es “importante” en detrimento de lo que simplemente es “urgente”.
Sí, tan fácil (¡y tan difícil!) como eso. El tiempo fluye mejor y cunde muchísimo más cuando atendemos a aquellas tareas que aportan genuino valor a un proyecto en lugar de volcar nuestra atención y recursos en otras que lo que producen fundamentalmente es ruido.
Sin embargo, todos sabemos que diferenciar lo que es esencial de lo que no lo es tanto para un proyecto no siempre resulta sencillo, especialmente cuando durante el transcurso de la jornada se cruzan en nuestro camino mil y una distracciones o variables que tratan de apartarnos de esa senda de lo fundamental. Fuegos que surgen y que hay que apagar, jefes que interfieren en nuestra agenda con la suya propia, asuntos que queremos quitarnos de encima lo antes posible simplemente porque nos molestan… Pero ninguna de estas cuestiones suele tener un impacto significativo para nuestros objetivos. Y es que, como decía el propio Eisenhower, «lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante”.
Cuatro cuadrantes
¿Cómo trabajar con la matriz de Eisenhower? Ésta consta de cuatro cuadrantes, en cada uno de los cuales deberemos situar las tareas en función de ese binomio importancia/urgencia.
- Cuadrante 1: Importante y urgente. En este apartado hay que situar aquellas tareas esenciales para el desarrollo del proyecto que no admitan demora y que además no podamos delegar en otra persona. Lo que quiere decir que tendremos que hacerlas lo antes posible.
- Cuadrante 2: Importante pero no urgente. Son acciones esenciales pero que no tienen fecha inmediata asociada a su cumplimiento. Deberemos planificarlas de manera que pongamos foco en ellas, pero de una forma más distribuida en el tiempo.
- Cuadrante 3: No importante, pero urgente. Sí, son esos imprevistos que hay que resolver de manera inmediata y que en el momento en que se producen parecen trascendentes no ya para el futuro del proyecto, sino para el de la humanidad misma. Pero ya sabemos que la mayoría de las veces no es así. ¿Qué hacer para no dejarlos desatendidos? Delegarlos en otra persona de nuestro equipo que tenga la agenda más despejada.
- Cuadrante 4. No importante y no urgente. Estas actividades consumen tiempo, energía y, por si fuera poco, no aportan verdadero valor, solo una exasperante pérdida de tiempo. Son ese tipo de tareas irrelevantes que hacemos mientras procrastinamos de lo que realmente deberíamos estar haciendo. ¿Qué podemos hacer con estos ladrones de tiempo? Sí, lo has adivinado: eliminarlos por completo de nuestra agenda.
Aplicar las sencillas reglas que nos brinda la matriz de Eisenhower no solo nos ayudará a ser más productivos y a gestionar mejor nuestro tiempo, sino que con ellas reduciremos nuestros niveles de estrés, tomaremos mejores y más conscientes decisiones y aprenderemos a trabajar manejando esas dos velocidades, a menudo tan difíciles de conjugar, como son el corto y el largo plazo. Y, lo más importante (y también urgente), mejorará nuestra calidad de vida.
